Muitas vezes, a dificuldade de falar em publico é um grande problema nos relacionamentos:
– Oportunidades são perdidas,
– Problemas ficam por resolver ou até ficam maiores com a má comunicação.

COMO AGIR PERANTE OS IMPREVISTOS

Por mais que a nossa comunicação esteja bem preparada, há sempre imprevistos que não contávamos.
Temos que estar preparados para não ficarmos surpresos e em posição desconfortável.

Toca um telemóvel

Isto acontece com muita frequência e pode haver a necessidade de intervir.
O importante é não demonstrar grande contrariedade com a situação mas intervenha com algum humor.
Diga, por exemplo, “Se for para mim, diga por favor que não posso atender”
Sem humilhar ninguém, e demonstrando subtileza e bom humor.
Assim, passa a mensagem para que a situação não se repita e os outros desliguem os aparelhos.

Grupo de pessoas a rir

Há sempre uns engraçadinhos…
Diga, por exemplo, “Contem a piada também para nós, para nos rirmos também”
Não humilhou, mas passou a mensagem para todos

Como lidar com interlocutores difíceis

Para saber lidar com interlocutores difíceis é necessária alguma habilidade especial.
Deve de haver sempre uma Boa Atitude e uma boa dose de Bom Senso e Assertividade.

Alguns Principios Básicos importantes:
Mantenha a postura calma e tranquila.
Não se deixe influenciar pelo tom de voz ou gestos intimidatórios do interlocutor.
Centre-se na mensagem, não na pessoa.
Se puder, tente fazê-lo passar para o seu lado.
Depois de ouvir até ao fim, reformule a questão, confirme que é efetivamente essa a dúvida.
Use o seu conhecimento e preparação sobre o assunto para formular a resposta.
Evite personalizar a situação, entrando em ironias ou sarcasmos.
Leve a sério a pergunta e quem a faz.
Ao responder distribuía os olhares por toda a audiência, especialmente no dito interlocutor difícil.
Tente encontrar áreas de entendimento e estabelecer uma base comum.
Se for persistente, aceite a crítica e registe-a.
Diga que está disposto a trocar impressões particularmente.
Esteja preparado para admitir alguma falha ou erro, se efetivamente ocorreram.
Reaja sempre com delicadeza, mas evite lisonjear o interlocutor.
Volte rapidamente para a mensagem.
Aja com calma e serenidade.
Dê uma pausa antes de dar a resposta.
Não se esqueça de ouvir a pergunta até ao fim.
Nunca faça afirmações que não pode provar.

REGRAS PARA OUVIR AS QUESTÕES QUE SÃO COLOCADAS

Ouvir com atenção nem sempre é tarefa fácil.
Especialmente quando estamos emocionalmente alterados ou sob uma grande pressão, como quando se está em frente a um público.

Como Proceder
Não interrompa o interlocutor antes de ter compreendido o que ele tem para dizer;

Foque bem e concentre–se na mensagem;

Demonstre que escuta também através da linguagem corporal;

Mantenha o contacto ocular com o interlocutor;

Incline–se ligeiramente para a frente;

Faça um gesto de confirmação de que compreendeu.
E então, decida que tipo de pergunta é que lhe foi colocada

Simples
Dê uma resposta curta e concisa.

Complicada
Relacione-a com os temas abordados, esclareça com um exemplo.
Resuma a resposta.

Uma para a qual não tem resposta
Diga que vai verificar e que depois entrará em contacto.

Preconceituosa ou com armadilha
Não responda, mas convide-o a voltar a falar no assunto mais tarde.
Dê a palavra a outra pessoa.

Pergunta divagação
Clarifique o que o interlocutor pretende ver esclarecido, responda diretamente.
Ou então, convide-o a falar consigo no final.

Pergunta repetida
Refira que esse assunto já foi abordado e resuma o que disse antes.

Irrelevante
Reconheça que pode ser interessante, mas não faz parte dos assuntos de hoje.

Comentário e não pergunta
Se estiver de acordo consigo, agradeça e continue.
Se estiver a discordar, faça o mesmo, agradeça e continue.

Múltipla
Diga que não tem tempo para responder a todas mas àquela que lhe parecer mais interessante.

Nota importante
Lembre-se que quando fazem perguntas é sinal de que o público está interessado.

Em resumo
– Oiça com atenção para ter a certeza que compreendeu a resposta;
– Agradeça, diga “Obrigado”
Decida que tipo de pergunta é.
– Responda à pergunta.
– Confirme se resolveu a dúvida perguntando “Fiz-me entender?” “Clarifiquei”, em vez de “Compreendeu?”.

– Dê respostas claras e diretas e passe a palavra a outra pessoa.
– Distribua os olhares por toda a assistência, com especial incidência na pessoa que fez a pergunta.

– No final, agradeça a todos e conclua.

COMO RESPONDER A QUESTÕES E OBJEÇÕES

É sempre um desafio, quando estamos a fazer um discurso e alguém levanta o braço para questionar algo.
Por mais preparados que estejamos, sabemos que muitas coisas podem acontecer.

É um dos momentos mais temidos por muitos dos comunicadores, porque, inconscientemente, sentimos que, aquele gesto pode transportar em si uma série de intenções – positivas ou negativas.

A melhor forma de gerir esta fase da comunicação é a sua preparação por antecipação.
Isto é, pensar previamente quais as perguntas e objeções possíveis de surgir.

Poderá, por exemplo, pedir a um amigo para testarem algumas perguntas.
Especialmente, as mais difíceis de responder. 

Desta forma, poderá treinar a sua capacidade de argumentação e de manter a calma.
Numa situação bastante complicada emocionalmente.

Pode mesmo preparar uns cartões auxiliares de memórias.
Com as hipóteses de perguntas e as respostas respetivas.

Poderá transformar este momento, em mais uma forma de surpreender as pessoas.
Demonstrar a sua competência no assunto.

QUANDO É ASOLADO POR UM EPISÓDIO DE MEDO/PÂNICO

Este é um dos momentos mais temidos: o de enfrentar a opinião do público.
É sempre bom contar com essa possibilidade, porque pode acontecer.

Os primeiros 30 a 60 segundos são sempre os mais difíceis de suportar.
Saiba, porém, que vai melhorar à medida que começar a falar.

Como proceder:

Movimente-se um pouco, respire com calma, ajeite as suas notas, acerte a altura do microfone.
Esses instantes são preciosos para conquistar um pouco de tranquilidade.

Comece a falar um pouco mais baixo e devagar
Para que a instabilidade provocada pelo nervosismo não seja percebida pela audiência.

Cumprimente as pessoas devagar
Pausadamente, para regular a respiração e habituar-se ao som da sua voz.
Esses cuidados aliados a um bom conhecimento do assunto e a correta ordenação das informações ajudarão a combater o nervosismo inicial.

O EQUIPAMENTO AVARIOU

Todos os equipamentos a utilizar durante a comunicação devem ser testados previamente.
No entanto, isso não impede que uma lâmpada se possa queimar, ou algum cabo se avarie.

CONSELHOS

Não fique zangado com o pessoal de apoio (pelo menos, “ao vivo”)
Se o fizer, transmitirá de imediato uma imagem de antipatia e falta de tato, o que, além de não resolver o problema, ainda lhe aumentará o nervosismo.

Prepare a sua comunicação com o auxílio de recursos, mas também sem eles

EXE Pretende PROJETAR alguns DISPOSITIVOS
Também deve ter esses DISPOSITIVOS IMPRESSOS ou as NOTAS IMPRESSAS.

EXE O microfone avariou ou a audiência é menor que o esperado
Muitas vezes, é melhor optar por falar sem ajudas, projetando a sua voz. 

ENGANAR-SE NA INFORMAÇÃO

Se eventualmente cometer um engano, deve corrigir o erro ou continuar a falar como se nada fosse?
Claro que isso depende do tipo de erro ocorrido.

Se transmitir uma informação incorreta, que ponha em causa a compreensão da mensagem
DEVE DE CORRIGIR O ERRO
EXE     Enganou-se no nome da pessoa, etc…

Se tratar-se de uma falha ao pronunciar uma palavra, tipo “pontapé na gramática”
DEIXE SEGUIR EM FRENTE porque não compromete a compreensão da mensagem.

Mas pode fragilizar a sua imagem de orador
Não há nada pior do que ouvir alguém dizer:
“Prontos!”, “A gente começámos a investigação…”, “Por exemplos, …”         etc…

Qualquer destes erros poderá comprometer seriamente a nossa credibilidade enquanto oradores.
E fazer esquecer tudo o resto que foi dito.

TER UMA “BRANCA”

Quando tudo está a correr bem, as ideias parecem fluir e o público está motivado, eis que de repente, se pensa: “O que é que eu vou dizer a seguir”
Ninguém está livre desse imprevisto.
Até os atores mais experientes passam por situações como estas. 

O que fazer?
1- É preciso tentar manter a serenidade.
Pode tentar lembrar-se novamente qual era a palavra ou frase que ia dizer.
Se não se recordar, não insista.
Para não ficar ainda mais nervoso e começará a demonstrá-lo.

2- Procure repetir a última frase, de preferência com palavras diferentes
Falando com mais energia, como se quisesse dar ênfase àquela mensagem.
Utilize uma frase do género: “Na verdade, o que eu quero dizer é que…” ou “Ou seja…” e insista reformulando o que acabou de dizer.
Provavelmente, isso dar-lhe-à tempo para se recordar.

Se mesmo assim não conseguir se lembrar do que deveria dizer
Continue calmo e diga aos ouvintes que mais à frente voltará a referir aquele assunto.
É quase certo que sem a pressão do momento e mais tranquilo irá se recordar do que queria dizer.

Caso não se lembre, nada de mais poderá acontecer.
Certamente que ninguém da assistência irá insistir sobre o assunto.

Notas importantes
Quão importantes são os apontamentos, os auxiliares de memória.
Onde deve de estar registado, todas as coisas que são mais passíveis de serem esquecidos, tais como:
Nomes de pessoas, Números,      Citações,        Histórias,      Anedotas,      etc.
Registe tudo, caso ocorra uma “branca” poderá dar sempre uma vista de olhos para recordar.

OUVE-SE UM BARULHO INESPERADO NA SALA

É nas situações difíceis que percebemos a verdadeira capacidade de gerir imprevistos.
Por isso, se algo de inesperado acontecer, reaja com “fair-play”.

HST    Presidente dos Estados Unidos, Ronald Regan.
Durante uma palestra acerca do desarmamento, com a sala repleta de altas individualidades e jornalistas, a mulher de Ronald Regan, que procurava entrar sem dar nas vistas, ao sentar-se na cadeira, fê-lo de tal forma que a cadeira se virou e ela ficou estatelada no chão, com as pernas para o ar.
(Já imaginou o espetáculo?)
Ronald Reagan pareceu não ficar minimamente afetado.
Depois de ter percebido que nada de grave tinha acontecido e a mulher estava restabelecida, aproveitou a situação e transformou-a num momento de bom humor.
(Disse mais ou menos isto)
“Combinei com a minha mulher que se se percebesse que estavam a ficar aborrecidos, ela usaria esse recurso para motivar a plateia, mas não pensei que fosse acontecer logo no início do discurso.”

A assistência explodiu em gargalhadas e a situação foi muito bem contornada.

Se algo de semelhante acontecer, não entre em pânico, brinque com a plateia, ironize consigo mesmo e conquistará a simpatia e a solidariedade dos ouvintes.

NUMA REUNIÃO OU ENCONTRO ALGUÉM LHE PEDE PARA FALAR DE IMPROVISO

Se de repente, alguém da mesa o decide chamar para fazer uma intervenção?
Por mais remota que possa ser essa possibilidade, devemos sempre de estar preparados.
Se mesmo assim o apanharem desprevenido

O melhor para se falar de improviso é falar de assuntos que domina com profundidade.
Algo que esteja relacionados com a sua atividade profissional, ao seu hobby, uma situação recente, etc…
Enquanto fala sobre assuntos que domina, conseguirá fazer um breve planeamento mental do que falar.
Assim, a audiência recebe a mensagem como sendo uma só desde o princípio até ao fim.
E fica a ideia que domina claramente o assunto, mesmo que tenho falado muito pouco do que foi pedido.

AUXILIARES NA COMUNICAÇÃO

O computador é o auxiliar mais utilizado hoje em dia, devido a ser possível utilizar tantas ferramentas ao mesmo tempo.

As principais vantagens reside:
– Na facilidade de atualizar, emendar, copiar, etc…          
– Conciliar diversos tipos de auxiliares desde imagens, texto, diapositivos, gráficos, sons, videos, etc, tudo apenas com o toque de um dedo.
Mas, se a pessoa NÃO DOMINAR BEM o equipamento ou FALTAR a energia elétrica, por exemplo…

Não há técnico de informática que acuda.

Existe também um outro risco que se pode correr;

O deslumbramento pela tecnologia
A apresentação torna-se numa verdadeira “feira de vaidades”
Ficando o “auxiliar” o centro das atenções.

CUIDADOS A TER com a utilização do computador
Antes de começar:
– Verifique se tem toda a informação gravada em pelo menos dois suportes;
– Teste o seu material no equipamento que lhe disponibilizaram, se for preciso vá lá de véspera;
– Aprenda a trabalhar com o equipamento existente na sala.

Quando começar:
– Ligue o aparelho (alguns demoram algum tempo a iniciar);
– Apague a luz, se houver necessidade;
– Faça uma pausa – dê tempo ao público para ler ou observar as imagens;
– Explique o conteúdo do que vai mostrar;
– Olhe para a plateia, enquanto dá a sua explicação;
– Use um ponteiro luminoso ou o ponteiro incluindo no programa de power-point.

Verifique sempre:
– Se o software e sistema operativo do computador é compatível com aquele onde produziu a informação;
– Assegure-se que sabe manusear o equipamento;
– Assegure-se que todas as ligações estão bem efetuadas, cabos, tomadas, etc.;
– Confirme se o écran está posicionado de forma a não prejudicar a assistência.
– Garanta que todos os ficheiros estão prontos para ser abertos e projetados.

Quando terminar:
– Desligue ou coloque em stand-by o projector/computador;
– Acenda as luzes;
– Faça os seus comentários;
– Reinicie a operação caso tenha mais informação para projetar.

CUIDADOS A TER COM A PASSAGEM DE PEQUENOS FILMES (Curta Metragem)
Menos frequente, mas uma boa ferramenta.

Terá de ser apenas uns breves minutos, para não cansar a audiência
A não ser que seja um filme de excelente qualidade que agarre mesmo a assistência.

Antes de começar:
– Verifique se o filme transmite mesmo a mensagem pretendida;
– Assegure-se de que a sua mensagem e a mensagem do filme estão em sintonia;
– Aprenda a trabalhar com o equipamento existente na sala.

Quando começar:
– Comunique à audiência que vão ver um filme (a não ser que queira criar um efeito surpresa);
– Apague as luzes (ou peça para as apagar com um gesto combinado);
– Se pretende comentar um aspeto, pare o vídeo;
– Fale e depois recomece;
– Nunca fale por cima do narrador;
– Não interrompa demasiadas vezes a visualização do filme.

Verifique sempre:
– Confirme se o écran está posicionado de forma a não prejudicar a assistência.
– Garante que o filme esteja no início do que pretende projetar;

Quando terminar:
– Pare o vídeo.
– Acenda as luzes.
– Faça os seus comentários finais ou peça-os à assistência. 

REGRAS DE UTILIZAÇÃO DOS AUXILIARES VISUAIS, AUDIOVISUAIS E MULTIMEDIA

Quadro de papel ou Flip-chart
Os quadros de papel, também designados por flip-chart são um excelente auxiliar para apresentações para pequenos grupos ou para sessões de briefings.
– Podem ser preparados previamente e adicionada informação durante o decorrer da apresentação.
– São muito úteis se pretendemos solicitar a opinião do público e registar as suas ideias.

Assim, consegue-se criar um maior envolvimento e de interação com a assistência.

Aspetos que convêm ter em linha de conta quando o for utilizar:

Antes de começar:
– Escreva sempre com letra bem legível, de preferência, maiúsculas de impressa;
– Faça as letras de tamanho suficientemente grande para que se possa ler no fundo da sala – mínimo de 6 cm para os títulos e 3cm para o corpo da letra;
– Use canetas grossas de ponta de feltro e de cores fortes (preto, azul, vermelho, verde, por exemplo);
– Não use mais de três cores, para não se tornar demasiado irritante;
– Deixe bastante espaço em branco entre as frases ou esquemas;
– Pode registar as ideias principais a lápis, de modo a que apenas você possa ler;
– Marque a folha anotada num dos cantos para que possa aceder imediatamente à página certa.

Quando começar:
– Não fale e escreva ao mesmo tempo.
Para não perder o contacto visual e atenção da assistência
E para não inibir a projeção da sua voz;
– Introduza – pare – mostre – pare – fale/peça comentários;
– Coloque-se ao lado e não à frente do flip-chart quando estiver a escrever e a falar.

Verifique sempre:
– Se o flip-chart está bem posicionado de modo a que todos possam ver;
– Se tem canetas nas cores necessárias e nas devidas condições;
– Se tem folhas suficientes;
– Se tem as suas “cábulas” bem camufladas.

Quando terminar:
– Vire para uma folha em branco;
– Não deixe nunca à vista a folha escrita com o tema anterior;
– Quando acabar de escrever, coloque os marcadores na prateleira para não ter a tentação de começar a manipulá-los com as mãos.

TIPOS DE AUXILIARES

Considero como auxiliares todos os recursos que nos permitam aumentar o impacto da nossa comunicação. 

Assim, dividimos os auxiliares em dois grandes grupos:
VISUAIS e AUDIOVISUAIS

Os principais tipos de auxiliares visuais utilizados hoje em dia são:
Os gráficos de computador,
Os slides
Os quadros de folhas, também designados por flip-chart.
Os videogramas também podem ser utilizados, para situações muito específicas.
Materiais de Apoio – Textos, Gráficos, Esquemas, Diagramas, Estatísticas, …

AUXILIARES NAS APRESENTAÇÕES EM PÚBLICO

Os auxiliares são essenciais para uma comunicação ser bem sucedida.
Neles se incluem as ajudas visuais e audiovisuais, bem como os materiais de apoio.

As ajudas visuais ou audiovisuais tem como principal objetivo:
Facilitar a apreensão da mensagem, reforçando-a.
“Uma imagem diz mais que mil palavras”, é uma frase que expressa bem o que quero dizer.

Esquemas, diagramas, imagens, gráficos, filmes, servem para:
Aumentar o interesse,
Manter a atenção,
Consolidar ideias
Facilitar a retenção e memorização dos aspetos chave.

Relembramos que retemos cerca de:
10% do que lemos, 20% do que ouvimos, 20% do que vemos e 50% do que vemos e ouvimos ao mesmo tempo.

Por isso é importante o processo de memorização e retenção de informação.
De utilizar todos os meios possíveis para cativar e reter a atenção dos nossos ouvintes.

EXPRESSÃO FACIAL

A expressão gestual, pode e deve, acompanhar a expressão oral.
Sublinhando e reforçando as suas afirmações.
A expressão facial deve ajustar-se ao assunto do qual se está falar. 

Por exemplo
Se se pretende fazer rir o público, a expressão deve conter o sentido irónico do que estamos a referir.