GESTÃO DO TEMPO

1. A IMPORTÂNCIA DE GERIR O TEMPO

Precisamos GERIR o nosso tempo, para não CRIAR FRUSTRAÇÃO – e Insatisfação PESSOAL!

Para não…
– Gastar tempo sem obter PROVEITO
– Gastar tempo sem obter RESULTADOS necessários!

Temos de saber:

COMO MELHORAR A NOSSA GESTÃO DO TEMPO:
– ONDE gastamos o Nosso TEMPO?
– COMO gastamos o nosso TEMPO?

2. PRINCÍPIO de PARETO – 80 / 20

REGRA 80 / 20
80% das CONSEQUÊNCIAS são ORIGINADAS por 20 % das causas!
20% dos meus CLIENTE correspondem a 80% do meu VOLUME de negócios!

– Não posso gastar o meu tempo com todas as pessoas de forma igual!
– Não posso distribuir o meu FOCO do meu tempo, de forma IGUAL!
– O empresário precisa de saber gerir os seus recursos, e o património do tempo precisa de ser BEM GERIDO;
– Tenho de saber investir o meu tempo de modo a tirar o máximo proveito no meu segmento de mercado;

3. COMO GERIR O TEMPO DE FORMA A TER MAIS BENEFÍCIOS

3.1 – Tenho de ESTABELECER METAS:
a) Numa CARTEIRA de CLIENTES, Por qual cliente devo começar?
Devo começar pelo grau de importância.

b) Gerênciar as interrupções:
– Assuntos / tempo / pessoas
– Estabelecer prioridades, e GRAU de IMPORTÂNCIA dos ASSUNTOS;
– O que tem de ser DECIDIDO por si, ou
– PODE SER RESOLVIDO POR OUTRA PESSOA!

2- AGENDAMENTO – RESERVAR o tempo:
– PLANEAMENTO – Tem de ser construído com BASE nas CONDIÇÕES REAIS!
– É necessário ter uma margem de SEGURANÇA!
– Os imprevistos acontecem – é necessário FLEXIBILIDADE,
– Devemos ter uma margem de manobra para IMPREVISTOS;

1– NÃO DEFINIR uma LISTA DE TAREFAS

Estabelecer o GRAU de IMPORTÂNCIA de cada TAREFA

CLASSIFICA-LAS por ordem de prioridades:
– URGENTES
– IMPORTANTES
– NÃO URGENTES
– NÃO IMPORTANTES

2 – NÃO ESTABELECER METAS PESSOAIS

QUAIS SÃO OS ALVOS CHAVE para a EMPRESA?
– Dirigir os Recursos do TEMPO para esse ALVO!
– Não deixar que coisas pequenas roubem o tempo.
– Não deixar o que é prioridade de lado.

3 – NÃO CLASSIFICAR as TAREFAS

Há uma diferença entre TAREFA & OBJECTIVO!
– Tarefa – O que fazes para ATINGIR o objectivo.
– Objectivo – O Alvo, o que se quer atingir.

4 – NÃO GERIR as DISTRAÇÕES

Não se iluda, evite coisas, ou ferramentas que são boas, mas que usadas fora de hora, são distracções, e vão desfoca-lo na sua produtividade, e vão roubar o seu tempo;

5 – ADIAR UMA TAREFA que está em ANDAMENTO, ou que está no TOPO da LISTA de PRIORIDADES

Temos de colocar as PRIORIDADES na forma certa;

6 – SOBRECARGA de ACTIVIDADES

Falta de Usar a palavra NÃO!
– A ARTE DE DIZER SIM para a pessoa,
– E NÃO para o PEDIDO”
– Cada pessoa faz a sua tarefa, assume na sua área de intervenção;
– As tarefas que lhe estão comissionadas;

7 – GOSTAR de ESTAR OCUPADO

Estar muito ocupado, não é sinal de ser muito bom;
– Pode ser que ainda não consegue gerir bem a quantidade de TAREFAS, e vive stressado com a quantidade de tarefas por fazer;

8 – MULTITAREFAS

A MULTIFUNÇÃO – diminui a QUALIDADE das tarefas

Se não estiver focado, pode estar a misturar assuntos, e o resultado pode não ser o desejado no final, se estiver a fazer uma tarefa de cada vez com…
– TOTAL ATENÇÃO
– FOCADO em cada ASSUNTO POR VEZ
– Pode trazer muito mais resultados!

9 – NÃO FAZER PAUSAS

A PAUSA É IMPORTANTE!
A nossa mente tem uma capacidade de concentração!
O ser humano NÃO CONSEGUE estar a TRABALHAR 8 HORAS SEGUIDAS!
– A cada 4 Horas o cérebro precisa de uma PAUSA para descansar!

10 – AGENDAMENTO INEFICAZ das TAREFAS

Cada pessoa tem um PERFIL!
– Há pessoas que trabalham melhor à tarde, outras de manhã, outras à noite;
– Temos de adequar O HORÁRIO de trabalho ao perfil das pessoas!
– Há pessoas que podem ter um horário de trabalho flexível, porque irão produzir mais dentro do seu próprio ritmo / no seu melhor horário de produtividade!